目指せDX化！Zoho WorkDrive でパートナー企業と共同プロジェクト管理
データの送受信の手間が省けて効率アップ！
弊社は、Webサイトの受託制作を行っております。
その際に弊社の信頼できる社外パートナーとしてフリーランスのデザイナー・エンジニアさんに協力頂いています。
以前は、提供するデータや納品用のデータなどのファイルは Firestrage や宅ふぁいる便などの外部ストレージサービスを使っていました。
便利なのですが、毎回こちらでアップロードをして、先方にダウンロードしてもらったり、先方からアップロードしてもらったファイルをダウンロードし直したり、zipファイルを解凍したり圧縮したり・・・。といったやりとりが地味に面倒ではありました。
また、見知らぬサーバーに大事なファイルを置いておくことにも少し抵抗はありました。
そこで、弊社では全てファイルのやりとりを Zoho WorkDrive に一本化することで、ファイルのやり取りの手間が減って効率的かつ安心にプロジェクトを進めることができました。
今回は、弊社と社外のパートナーとどのようにプロジェクトを進めているのかをご紹介します。
社外パートナーとプロジェクトの進め方（弊社の場合）
Step
まず、Zoho WorkDrive 内にプロジェクト用のフォルダを作ります。
Step
クライアント様には、そのフォルダ全体の外部共有URLを編集権限で渡します。
Step
次にクライアント様に、個別のプロジェクトのフォルダを追加して、必要な提供写真や文章などをフォルダ内にアップロードしていただきます。
Step
資料が揃ったら、プロジェクトごとのフォルダの外部共有URLを発行して、担当するフリーランスの方に共有して、制作に入って頂きます。
完了したら、制作データをフォルダにアップロードしてもらい、弊社にてチェックを行い、クライアント様へと報告します。
こうすることで、データの送受信に都度外部ストレージサービスを利用することもなくなりました。
Zoho WorkDrive のアカウントを持っているユーザー同士でしたら、もっと複雑なことも出来ますが、外部ユーザーでもある程度ファイルを共有し合うことは可能です。
【注意点】外部ユーザーと共有する時に気をつける事
これは、実際に社外メンバーとのやり取りで困ったことです。
ファイルの上書きが出来ない
ファイルを更新して、再度アップしてもらった時に、外部ユーザーだと上書き保存が出来ません。
なので、リネームしてアップロードしてもらっています。
ファイルの削除が出来ない
外部ユーザーだと、アップロードしたファイルを削除が出来ません。
その時は弊社に連絡をもらって削除しています。
まとめ
逆にいうと、外部ユーザーですから、勝手に弊社の WorkDrive 内のファイルを置き換えたり削除出来てしまうと、それはそれで不都合があると思います。
これまでは、都度ファイルの受け渡しを行ってきましたが、Zoho WorkDrive にしてから、
かなりファイルのやり取りに費やす時間が減ったと感じています。
みなさんもぜひ Zoho WorkDrive を試してみてくださいね。
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