案内状を「Zoho Writer」アンケートを「Zoho Forms」で作成
インターンシップの案内とスタッフへの共有を効率化
弊社でインターンシップを受け入れた時の事例になります。
学生さんへの案内や事前アンケートを「Zoho Writer」と「Zoho Forms」を活用しました。
弊社では2022年2月〜3月の期間に4名の学生さんをインターンシップで受け入れしました。
新卒採用が初めての試みでしたので、先生や学生さんとのやりとり、事前準備で苦労しました。
４名の学生さんにそれぞれ同じ内容の案内メールを送ったり、
他のスタッフへの共有が手間になるなと感じ、どうしたら効率良く連絡ができるか考えました。
Zoho Writerで作成した資料を「共有」
新しい外部の共有リンク
まず共通の案内は「Zoho Writer」で作成し、共有リンクで４名に同時案内しました。
メールで一斉送信でもよかったのですが、学生さんがSNSでのやりとりは慣れているが、
メールに慣れていないとの事で、極力メールでのやりとりは減らそうと考えました。
メール送信後に内容の修正も可能
メールでの問題点は
・日程や時間の変更
・URlを送り忘れ
・資料を添付し忘れ
など
メール送信後に変更の案内を送る手間がありました。
「Zoho Writer」で作成した資料の共有リンクなら
後から案内状の変更や追加も可能なので、案内状を何度も送る手間が省けました。
Zoho Formsでアンケート作成
事前アンケートの作成
学生さんとのコミニュケーションや個々のスキルを事前に把握しておきたかったので
「Zoho Forms」でアンケートを作成しました。
通知機能でアンケート回答先の設定
返信メールアドレスをスタッフ共通のメールアドレスに設定したので
アンケートの回答が送られてきたと同時に共有もできます。
・アンケートの回答がくる
・エクセルに記載する
・スタッフにメールで共有
・別の学生さんから回答がくる
・再度共有
なんて手間がなくなりました。
アンケート回答例
アンケートの回答はこの様にメールで送られてきます。
まとめ
「Zoho Writer」から共有リンクを使って公開することで、後々の追加変更も対応でき、
「Zoho Forms」で事前アンケートを作成してスタッフに共有する事で、
ちょっとした手間や作業時間を削減できました。
やっている事は「Googoleフォーム」と「Googleドキュメント」とほぼ同じです。
しかし
今後セミナー等で同じ様な事をやる場合は、
アンケートの回答内容を「Zoho CRM」や「Zoho Campaign」と連携させて、
お礼メール配信やリードの獲得などに繋げていこうと考えています。
Zohoのサービスは個々で見ると、代替えが効くものが多いですが、
一番のメリットは他のZohoサービスと連携させる事で力を発揮するものだと感じました。
