はじめてのZoho ONiWA株式会社

活用マニュアル

Zoho Writerでマニュアル作成したら、説明時間を短縮できた

Zoho Writerでマニュアル作成したら、説明時間を短縮できた

公開日
2022.04.12
更新日
2022.04.12

ONiWA株式会社(運営会社)

対象アプリケーション

作業工程をマニュアル化して説明時間の短縮

はじめに

Webサイトのテンプレート制作の依頼をいただきました。
弊社は依頼内容のまとめ・確認等のみで、
デザイン・コーディングといった実作業はフリーランスの方にお願いしている状態です。

テンプレート制作なので基本的な作業手順は同じなのですが、
作業工程が多いので、新規で依頼するフリーの方には初回は必ず説明の時間を作っていました。

この説明が結構時間がかかり、初めて依頼する場合毎回2〜3時間が必要でした。

毎回この時間は厳しいな。と思い弊社側でマニュアルを作成しました。
まずはそちらを見てもらい、それでも不明な点を後日打ち合わせする。
という手順に変えたところ、初回の説明時間がほぼ無くなりました。

今回は外注依頼でしたが、
新しいスタッフが入った際にも使えそうだと感じました。

Zoho Writerで作業マニュアル作成

作業工程を動画にしてZoho Writerに貼り付け

作業工程を動画にしてZoho Writerに貼り付け

以前はイラレやパワポなどでマニュアル作成し、PDFにして送る
という手順でしたが、
バージョンアップや誤字脱字のミスの都度マニュアルを修正して、再度送る
という手間も発生しました。

Zoho WriterはWordやGoogleドキュメントの様な文章類作成がメインのツールなので、
「ここをクリック」とか「ここのコードを書き換える」といった説明には向いていませんでした。

なのでいっそ動画にして実際の動きを見てもらった方が早いかな?と思い
作業画面を録画し、動画を貼り付けました。

この作業の良いところは、画面をスクショして、赤い枠つけて、説明書いて
なんて手間が省けるところです。

一気に作業するのではなく、部分的に動画にすることで、
バージョンアップや変更があった際は、変更の部分だけ取り直し
とマニュアルのバージョンアップもし易くなりました。

目次を自動作成

目次を自動作成

各項目のタイトルのスタイルを「見出し」にする事で、
「目次」ページが自動で生成されます。

タイトルを追加すれば、目次ページにも自動で追加され、
目次のタイトル部分をクリックすれば、各ぺーじにリンクします。

この機能は重宝してます。
ページの順番を変えれば、目次も自動で変わるので
編集時間も短縮になりました。

WordPressのブログに近い感覚ですね。

見出しスタイル

見出しスタイル

文字を記入した後に、画面左のメニューから
「スタイル」部分を「見出し1」「見出し2」「見出し3」等にすればタイトルとして認識され、目次ページに追加されます。

見出し1
 ┗見出し2
 ┗見出し2
  ┗見出し3
  ┗見出し3
 ┗見出し2

の様に自動で段落になるので、非常に見やすいです。

「共有」でZohoアカウントがなくても公開・編集可能

「共有」でZohoアカウントがなくても公開・編集可能

マニュアルを作成したら、画面右上の「共有」をクリックして、ファイルを公開する事ができます。

「閲覧のみ」「編集可能」といったアクセス権限も変更できるので、
・チームで同時にファイルを編集したい場合
・お客様に閲覧のみ
といった感じで「共有」でもケース事に使い分けが可能です。

今回の場合は、マニュアルを変更してしまうと困るので
「表示」にして閲覧のみ可能な状態にしました。

まとめ

まとめ

マニュアルは作成する時が一番時間がかかり、大変なのですが、
これを1つ作るだけで、その後の説明時間が短縮されたのは大きかったです。

Web業界は人の出入りが多く、新しく入った人に同じ説明をする機会が多くなります。
ある程度「作業の型」ができればマニュアル化した方が、
説明時間も減り後々便利だなと感じました。

またマニュアルの不明点を聞くことで、この部分の説明は分かりにくかったな。。と
改善点を見つけける事もできました。

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